Ý nghĩa của các con dấu

Con dấu bắt buộc, chính thức mà mọi tổ chức, pháp nhân phải đăng ký theo quy định của pháp luật Việt Nam là con dấu tròn; dấu này phải khắc và đăng ký tại cơ quan Công An, có cấp Giấy Chứng Nhận Mẫu Dấu, mất thì sẽ bị phạt. Các cơ quan Nhà nước thì cũng khắc tên mình và tên cơ quan chủ quản, trừ những cơ quan Nhà nước được phép khắc con dấu tròn có hình quốc huy theo quy định của pháp luật. 

Dấu chữ nhật: Dấu này còn gọi là "dấu hóa đơn" gồm một khung hình chữ nhật có tên, địa chỉ, mã số thuế của Cty, tổ chức (dấu tròn thì có tên, số đăng ký kinh doanh và quận (huyện) nơi cty đó có trụ sở chính cùng với tên viết tắt của loại hình cty, doanh nghiệp, ví dụ T.N.H.H, D.N.N.N (Doanh nghiệp Nhà nước) hay D.T.N.N (Đầu tư Nước Ngoài). Dấu này do cơ quan thuế yêu cầu khắc để đóng lên các liên (tờ) hóa đơn do Bộ Tài Chính phát hành thì mới coi là chứng từ thanh toán hợp lệ. Như thế: dấu chữ nhật chỉ có giá trị khi đóng lên hóa đơn và các chứng từ kế toán thôi; còn văn bản, hồ sơ phát hành nhân danh DNTN, tư cách pháp nhân các loại hình công ty... thì phải đóng dấu tròn. 

Ở bên "Tây" thì tùy quy định nước đó có bắt buộc dùng con dấu hay ko, ở Mỹ có bang có, bang ko; một số nước sau đây: Hongkong, Singapore, Hàn Quốc, Ấn Độ, một số bang của Mỹ, một số nước Tây Âu... ko quy định bắt buộc cty phải khắc dấu hay đăng ký mẫu dấu theo quy chuẩn con dấu phải như thế nào cả, nên có cty thì ko có dấu, có cty thì khắc dấu; mỗi anh mỗi kiểu đủ cả dấu nổi, dấu "stick-on" (dán mẩu đề can hình tròn màu đỏ lên rồi mới đóng khuôn dấu nổi), đủ kích cỡ và đủ màu; nhưng có một điểm là trừ dấu "stick-on" họ ko dùng màu đỏ bao giờ, hoặc rất ít (chỉ có dấu cá nhân như "triện" "ấn" của riêng một ng thì mới có màu đỏ), ko như ở ta. Ở những tập đoàn lớn, tuy ko có dấu, nhưng CEO hoặc các chức danh quản trị chủ chốt đều có những letterhead (giấy tiêu đề) được in rất đặc biệt để phát hành văn bản.